วิธีจัดการใบสมัครงานด้วยบอร์ดคัดเลือกของ JobsKru

ใบสมัครทุกใบสำหรับตำแหน่งงานของโรงเรียนจะเข้ามาที่ บอร์ดคัดเลือก ซึ่งเป็นบอร์ดแบบ Kanban ที่ผู้สมัครแต่ละคนเป็นการ์ดที่คุณย้ายไปตามขั้นตอนต่าง ๆ คู่มือนี้อธิบายการตั้งค่าและการใช้งานในแต่ละวัน

1. ตั้งค่าแบบฟอร์มใบสมัคร

ไปที่ แบบฟอร์มใบสมัคร ในเมนูของโรงเรียน มีสองประเภท:

• แบบฟอร์มความยินยอม: ประกาศความเป็นส่วนตัวที่ผู้สมัครอ่าน และข้อความที่ผู้สมัครติ๊กยินยอม เริ่มจาก แม่แบบภาษาไทยหรืออังกฤษ (เขียนตามแนวทาง PDPA) แล้วปรับให้เหมาะกับโรงเรียน เช่น ช่องทางติดต่อ ระยะเวลาการเก็บใบสมัคร และความยินยอมที่ไม่บังคับ หากไม่ได้สร้างไว้ ผู้สมัครจะเห็นประกาศมาตรฐานของ JobsKru
• แบบสอบถาม: คำถามของโรงเรียนเอง คล้าย Google Form ได้แก่ คำตอบสั้น ย่อหน้า วันที่ แบบเลือกตอบ และช่องทำเครื่องหมาย กำหนดคำถามที่ต้องตอบ คำอธิบาย และจำนวนตัวอักษรได้

กำหนดแบบฟอร์มอย่างละหนึ่งฉบับเป็น ค่าเริ่มต้น ในส่วน แบบฟอร์มใบสมัคร ของแต่ละประกาศงาน คุณเลือกใช้ค่าเริ่มต้น เลือกแบบฟอร์มอื่น หรือไม่ใช้แบบสอบถามก็ได้ และเปลี่ยนได้แม้ประกาศจะเผยแพร่อยู่ เมื่อแก้ไขแบบฟอร์ม ระบบจะสร้างฉบับใหม่ โดยใบสมัครที่ได้รับแล้วยังคงเก็บสิ่งที่ผู้สมัครเห็นและตอบไว้ตามเดิม

คำแนะนำ: ถามเฉพาะสิ่งที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ ระบบจะเตือนหากคำถามดูเหมือนขอข้อมูลอ่อนไหว (เช่น ศาสนา สุขภาพ หรือประวัติอาชญากรรม) ซึ่งตาม PDPA ต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง

2. ใบสมัครเข้ามาที่ไหน

เปิด ใบสมัคร ใบสมัครใหม่จะอยู่ในคอลัมน์ รอพิจารณา บอร์ดมีขั้นตอนดังนี้:

1. รอพิจารณา: ใบสมัครใหม่ที่ยังไม่ได้ดู
2. คัดกรอง: กำลังตรวจสอบโปรไฟล์ เอกสาร และคำตอบ
3. สัมภาษณ์: เชิญผู้สมัครมาสัมภาษณ์หรือสาธิตการสอน
4. เสนอตำแหน่ง: ยื่นข้อเสนอแล้ว
5. ได้รับการจ้าง: ผู้สมัครตอบรับ
6. ไม่ผ่าน: ไม่ดำเนินการต่อ

ใบสมัครที่ผู้สมัครถอนจะแสดงแยกไว้ พร้อมเหตุผลที่ผู้สมัครระบุ

3. ย้ายผู้สมัครไปตามขั้นตอน

• ลากและวาง การ์ดไปยังคอลัมน์อื่น หรือภายในคอลัมน์เพื่อจัดลำดับเอง
• หากใช้คีย์บอร์ดหรือโทรศัพท์ ใช้เมนู ย้ายไปที่… ของการ์ด หรือเลื่อนขึ้นลง
• เมื่อย้ายการ์ดไปที่ ไม่ผ่าน คุณเพิ่มเหตุผลสั้น ๆ ไว้เป็นบันทึกได้

ทุกการย้ายจะถูกบันทึกว่าใครทำและเมื่อใด และผู้สมัครจะเห็นสถานะที่อัปเดตทันที

4. พิจารณาใบสมัคร

คลิกการ์ดเพื่อเปิดรายละเอียด:

• ข้อมูลติดต่อ และลิงก์ไปยังโปรไฟล์ JobsKru ของผู้สมัคร
• จดหมายแนะนำตัวและคำตอบแบบสอบถาม
• ประกาศความเป็นส่วนตัวตามที่ผู้สมัครยินยอมจริง และข้อความที่ติ๊กไว้
• ประวัติขั้นตอน และ บันทึกส่วนตัว ที่เห็นเฉพาะทีมของคุณ

5. ทำงานเป็นทีม

ผู้ดูแลโรงเรียนเชิญเพื่อนร่วมงานได้จากเมนู ทีม ผู้ดูแล จัดการโปรไฟล์โรงเรียน ทีม การชำระเงิน และแบบฟอร์ม ส่วน สมาชิก ช่วยดูแลประกาศงานและใบสมัคร หน้า ประวัติการใช้งาน บันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงในบัญชีโรงเรียน

6. รายงานต่อผู้บริหาร

เปิด รายงาน เพื่อดูข้อมูลตามช่วงเวลาหรือตำแหน่งงาน:

• Funnel: ยอดเข้าชม → รอพิจารณา → คัดกรอง → สัมภาษณ์ → เสนอตำแหน่ง → ได้รับการจ้าง พร้อมอัตราในแต่ละขั้น
• ระยะเวลาในแต่ละขั้นตอน ความเร็วในการตอบกลับครั้งแรก และจำนวนใบสมัครที่รอเกิน 7 วัน
• เหตุผลการถอนใบสมัคร และขั้นตอนที่มีการคัดออก

ใช้ ดาวน์โหลด CSV พิมพ์ / บันทึกเป็น PDF หรือ คัดลอกสรุป เพื่อแบ่งปันตัวเลขกับผู้บริหาร ไฟล์ที่ส่งออกมีชื่อผู้สมัคร โปรดแชร์เฉพาะผู้ที่จำเป็น

แนวทางที่ดี

• พิจารณาใบสมัครใหม่ภายในหนึ่งสัปดาห์ ผู้สมัครมักสมัครหลายโรงเรียนพร้อมกัน
• อัปเดตขั้นตอนให้เป็นปัจจุบัน เพื่อให้ผู้สมัครทราบสถานะของตน
• ใบสมัครจะถูกลบโดยอัตโนมัติ 6 เดือนหลังปิดรับสมัคร (12 เดือนหากผู้สมัครยินยอมให้พิจารณาตำแหน่งอื่น) ส่วนข้อมูลผู้ที่ได้รับการจ้างจะถูกเก็บไว้

มีคำถาม? ติดต่อเราได้ที่ hello@jobskru.com